Para o funcionário, a folha de pagamento pode parecer apenas o documento que demonstra o salário do mês. Para a empresa, existe muito mais por trás dela: salário, horas extras, faltas, comissões, adicionais, férias, afastamentos, benefícios, descontos, INSS, FGTS, imposto de renda.
Tudo precisa conversar corretamente. Quando uma dessas informações está errada, o problema pode se espalhar para outras obrigações.
O que é a folha de pagamento?
A folha registra informações relacionadas à remuneração dos trabalhadores em determinado período. Hoje, essas informações também alimentam sistemas governamentais como o eSocial, que estabelece uma rotina mensal de folha com eventos de remuneração e posterior fechamento da competência.
Além disso, dados declarados no eSocial são utilizados pelo FGTS Digital para a arrecadação do FGTS. Por isso, um erro na origem pode gerar consequências em outras etapas.
1. Erro em horas extras
Problemas podem ocorrer quando existe controle de jornada incorreto, informação enviada fora do prazo interno, percentual incorreto ou divergência entre sistema de ponto e folha.
2. Funcionário recebeu aumento, mas a folha não foi atualizada
A empresa combinou o novo salário, mas a alteração não chegou ao departamento responsável. Mudanças salariais precisam seguir um fluxo definido dentro da empresa.
3. Comissões informadas incorretamente
O ideal é existir uma rotina com responsável, data de fechamento, conferência e aprovação para fechar as comissões antes do processamento.
4. Faltas e afastamentos não comunicados
O departamento pessoal não consegue calcular corretamente aquilo que não recebeu. Um problema frequente é o gestor operacional possuir a informação, mas ela não chegar a quem processa a folha.
5. Cadastro incorreto do funcionário
CPF, cargo, salário, jornada, categoria, dependentes e demais informações precisam estar corretos desde a admissão.
6. Confundir folha com simples cálculo de salário
Existem informações que precisam ser integradas com eSocial, FGTS Digital, obrigações previdenciárias e registros trabalhistas. A folha faz parte de um ecossistema de informações.
Como reduzir erros na folha de pagamento?
- Crie um calendário interno para envio de horas, comissões, faltas, atestados e alterações salariais
- Determine responsáveis: cada gestor precisa saber quem informa o quê
- Evite informações por canais dispersos como WhatsApp e mensagens pessoais
- Confira antes do fechamento
- Mantenha os dados cadastrais atualizados
Quando terceirizar a folha de pagamento?
Pode fazer sentido quando a empresa não possui departamento pessoal estruturado, erros são frequentes, existem muitos funcionários ou a empresa quer padronizar processos.
Conclusão
Quanto maior a organização na origem dos dados, menor a chance de erros no fechamento. O segredo está em criar um processo consistente entre gestores, financeiro, departamento pessoal e contabilidade.
Perguntas frequentes
A folha precisa ser processada todos os meses?
Empresas com trabalhadores sujeitos às respectivas obrigações precisam manter sua rotina mensal de remuneração e transmissão das informações aplicáveis.
O eSocial substituiu a folha de pagamento?
Não. O eSocial é o sistema utilizado para transmitir diversos eventos e informações trabalhistas relacionados às relações de trabalho.
Erro na folha pode afetar FGTS?
Sim. Dados de remuneração declarados no eSocial são utilizados pelo FGTS Digital, portanto inconsistências podem repercutir nos valores e registros.
Sua folha está dando trabalho todos os meses?
A Camargo Contabilidade pode ajudar sua empresa a organizar as rotinas de departamento pessoal e folha de pagamento.
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